Häufige Fragen an die Hausverwaltung

Auf dieser Seite möchten wir Ihnen in der Übersicht häufig gestellte Fragen an unsere Hausverwaltung beantworten. So können Sie sich einen kurzen Überblick zu oft auftretenden Fragen verschaffen.

1. Betriebskostenabrechnung

1.1 Was gehört in die Jahresabrechnung einer Mietwohnung?

Die Jahresabrechnung muss die Einnahmen und Ausgaben der Eigentümergemeinschaft im Abrechnungszeitraum enthalten. Aus ihr muss sich ergeben, nach welchem Verteilungsschlüssel sowohl die Einnahmen als auch die Ausgaben auf den Eigentümer umgelegt werden.

Beispielsweise ist nach Paragraf 556 BGB genau festgelegt, welche Betriebskosten auf die Mieter umgelegt werden können. Natürlich gibt es hierbei noch mehr Gesetze die es zu berücksichtigen gilt. Gerne helfen wir Ihnen dabei weiter. Allgemein soll eine Jahresabrechnung dem Eigentümer ermöglichen, eine Einsicht darin zu erhalten, wie sich die Einnahmen der Gemeinschaft im Abrechnungsjahr zusammensetzen.

Die Einnahmen sind daher aufzuschlüsseln nach solchen aus dem Hausgeldzahlungen der Eigentümer und den übrigen Einnahmen der Gemeinschaft, wie zum Beispiel Zinseinkünfte, aufzuschlüsseln.

1.2 Was ist für Mieter von der Jahresabrechnung steuerlich absetzbar?

Auf Grundlage des Paragraf 35a im Einkommensteuergesetz können Handwerkerleistungen und haushaltsnaher Beschäftigungen von der Steuererklärung abgesetzt werden. Seit 2006 ist dies auch für Betriebskosten möglich. Hierunter fallen beispielsweise:

• Hausmeister
• Gartenpflege
• Winterdienst
• Wärme Ableser
• Ungezieferbekämpfung
• Schornsteinreinigung
• Wartung von Lift, Heizung und Warmwassergeräten
• Reinigung von Haus, Treppen und Dachrinnen

Lesen Sie hierzu ergänzend auch den Abschnitt „Was kann der Vermieter vom Hausgeld auf den Mieter umlegen“ im Abschnitt „Hausgeld„.

1.3 Wie oft ist die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und was ist zulässig?

Die Nebenkostenabrechnung ist mindestens einmal jährlich zu erstellen. Sie wird daher häufig auch als Jahresabrechnung, jährliche Betriebstkostenabrechnung oder Nebenkostenjahresabrechnung bezeichnet. Sie ist in Paragraf §556 Abs. 3 Satz (1) BGB festgelegt. Daher darf der Abrechnungszeitraum höchstens zwölf Monate betragen. Oft wird daher der Abrechnung Zeitraum vom 1. Januar bis zum 31. Dezember gewählt.

Wie sie unter dem Punkt „Was gehört in eine Jahresabrechnung“ sehen können, kommen hier verschiedenste Vorgaben durch den Gesetzgeber zum Tragen. Dadurch haben sie nur einen geringen Spielraum, was sie in die Jahresabrechnung aufnehmen können. Durch die genaue Regelung entstehen oft Uneinigkeit seitens Vermieter und Mieter, was rechtens ist. Mit unserer langjährigen Erfahrung in diesen Bereichen können wir Ihnen hierbei gerne weiterhelfen.

2. Wohnungseigentümergemeinschaft

2.1 Wohnungseigentümergemeinschaft: Was gilt als Sondereigentum?

Unter Sondereigentum fällt zu aller erst die Wohnung selbst mit allen Nebenräumen. Daneben kommen Keller-oder Bodenräume, die Garage oder PKW-Abstellplatz, sowie alle Türen dazu. Auch die Leitungen in den Wänden zählen hier dazu, allerdings nur, wenn sie zur Versorgung der Wohnung nötig sind. Abgrenzend hierzu zählt zum Gemeinschaftseigentum beispielsweise das Grundstück, das Treppenhaus, die Zentralheizungsanlagen, der Fahrradkeller, der Fahrstuhl usw.

Letztendlich ist Sondereigentum jedoch nicht gesetzlich definiert. Dies sind nur einige Anhaltspunkte. Das Gesetz bestimmt lediglich, welche Bestandteile sondereigentumsfähig sind.

2.2 Wohnungseigentümergemeinschaft: Wer haftet für Schäden am Sondereigentum?

Hierbei ist jeder Wohnungseigentümer verpflichtet, die an seinem Sondereigentum stehenden Gebäudeteile so instand zu halten, dass dadurch keinem anderen Wohnungseigentümer ein Nachteil erwächst, der über das bei einem geordneten Zusammenleben unvermeidliche Maß hinausgeht.

Daher kommt es immer wieder vor, dass Schäden am Sondereigentum aus schadhaften Gemeinschaftseigentum resultieren. Der Betroffene Wohnungseigentümer verlangt dann die Beseitigung der Schäden, natürlich auf Kosten der Gemeinschaft. Das stimmt, allerdings gibt es hier einige Ausnahmen zu beachten. Das klassische Beispiel für diese Situation ist der Feuchtigkeitsschaden. Weitere Beispiele für Schäden die zwischen Mieter und Vermieter (also dem verantwortlichen Eigentümer innerhalb der Eigentumsgemeinschaft) zu Streitigkeiten finden sich in diesem Beitrag des immo-magazin.

2.3 Wohnungseigentümergemeinschaft: Was ist die Eigentümerversammlung?

Durch den Kauf oder das Erbe einer Eigentumswohnung ist man schnell mit einer Eigentümerversammlung konfrontiert. Dieses sehr komplexe Thema lässt eine Vielzahl von Fragen aufkommen, mit denen sie sich in der Vergangenheit nicht beschäftigen mussten.

Grundsätzlich ist der Verwalter zur Einberufung der Eigentümerversammlung verpflichtet. Hieraus ergeben sich mehrere Pflichten. Zum einen muss eine ordentliche Eigentümerversammlung mindestens einmal jährlich abgehalten und mindestens zwei Wochen im Voraus einberufen werden. Wann diese stattfindet, liegt im Ermessen des Verwalters. Er muss hierbei ein Zeitpunkt wählen, an dem möglichst viele Eigentümer an der Versammlung teilnehmen können.

Deshalb sollten entsprechende Versammlung weder in den üblichen Ferienzeiten noch an Sonn- und Feiertagen stattfinden. Daher empfiehlt es sich einen Termin ab 18:00 Uhr an einem der Tage fünf- Tage- Woche anzusetzen. Da es sich bei den zwei Wochen um die Mindestvorgabe handelt sollte sie früher versandt werden. Wichtig ist, dass die Einladung in Textform erfolgt.

Bei der Wahl, wo die Versammlung stattfinden soll, gibt es ebenfalls Beschränkungen. Da die Versammlung nicht öffentlich sein darf, kann nicht jeder Ort gewählt werden. Beispielsweise kann sie in einer Gaststätte nur stattfinden, wenn die Versammlung hier in einem Nebenraum, welcher nicht öffentlich ist, stattfinden.

Ebenso sollte der Veranstaltungsort für die überwiegende Anzahl der Eigentümer gut erreichbar sein. Auch können nicht mehrere Eigentümerversammlungen zusammengelegt werden. Schließlich würde dadurch der nichtöffentliche Charakter verletzt.

2.4 Wohnungseigentümergemeinschaft: Welche Aufgaben hat der Vorsitzende der Eigentümerversammlung?

Während der Versammlung hat der Vorsitzende (der Verwalter) folgende Aufgaben:

• die Überprüfung der Teilnahmeberechtigung der erschienenen Person
• die Ermittlung der Beschlussfähigkeit der Versammlung
• die Eröffnung der Versammlung und Feststellung der Beschlussfähigkeit
• die Versammlungsleitung gemäß der Tagesordnung und der Geschäftsordnung
• die Durchführung der Abstimmungen und Feststellung der Beschlussergebnisse
• die Aufnahmen der Beschlüsse in das Beschlussprotokoll die Aufnahmen der Beschlüsse in die Beschlusssammlung

Die Beschlussfähigkeit ist gesetzlich geregelt. Sie besteht in der Regel, wenn mehr als die Hälfte der Miteigentums Anteile vertreten sind. Als Miteigentümer kann man sich hierbei vertreten lassen. Allerdings muss der Vorsitzende nicht jeden Vertreter eines Eigentümers akzeptieren.

Allgemein ist man mit der Vertretung durch einen Ehegatten oder auch einen Partner aus einer auf Dauer angelegten Gemeinschaft auf der sicheren Seite. Diese Voraussetzung ist erfüllt, wenn der Eigentümer seinen Lebenspartner bereits seit mehreren Jahren zusammenlebt.

3. Hausgeld

3.1 Was ist Hausgeld?

Umgangssprachlich wird die Vorauszahlung der Mitglieder einer Wohnungseigentümergemeinschaft auf die Betriebskosten des Gemeinschaftseigentums als Hausgeld bezeichnet. In der Regel werden diese aufgrund eines Wirtschaftsplans in Form von monatlichen Vorschüssen auf die einzelnen Wohnungseigentümer festgesetzt.

Ein Teil vom Hausgeld fließt in die Rücklagen der Eigentümergemeinschaft ein. Sie sind dafür gedacht, Rücklagen für Reparaturen, Renovierungen oder auch Neuanschaffungen am Gemeinschaftseigentum zu bilden. So können auch unverhoffte Ausgaben schnell vom Verwalter abgewickelt werden, ohne mit jedem einzelnen Eigentümer Kontakt aufzunehmen.

Einen Teil dieser Aufwände kann ein Vermieter als Nebenkosten an etwaige Mieter weitergeben. Bewohnt er seine Wohnung selbst, so kann er nur die handwerksnahen Dienstleistungen steuerlich geltend machen. Dass heißt er kann die Bemessungsgrenze seines zu versteuernden Einkommens um diese Kosten senken. Gemäß seinem Steuersatz spart er damit Geld.

3.2 Wer bezahlt das Hausgeld und wer verwaltet es?

Das Hausgeld wird von den Wohnungseigentümern monatlich bezahlt. Dieses wird vom Verwalter der Wohnungseigentümergemeinschaft auf einem separaten Konto betreut. Zu betonen ist hierbei, dass die Eigentümer zur Zahlung eines Hausgeldes verpflichtet sind. Die Höhe richtet sich nach dem Wirtschaftsplan, welcher vom Verwalter zu erstellen ist.

3.3 Was kann der Vermieter vom Hausgeld auf den Mieter umlegen?

Teilweise ist es möglich das Hausgeld auf die Mieter umzulegen. Da es auch hier einen gewissen Spielraum in der Ausgestaltung gibt, empfehlen wir Ihnen sich umfassend darüber zu informieren. Schließlich hat auch dies in der Vergangenheit schon mehrfach zu Unstimmigkeiten bis hin zu Rechtsstreitigkeiten geführt. Pauschal kann man diese Frage daher nicht beantworten. Gerne stehen wir Ihnen hierbei beratend zur Seite.

Voraussetzung für die Verpflichtung des Mieters die Nebenkosten zu bezahlen ist eine Vereinbarung im Mietvertrag (siehe § 556 I BGB). Ohne eine solche Vereinbarung braucht der Mieter die Nebenkosten nicht zu entrichten, sie gelten dann mit der Miete als abgegolten.

Die umlegbaren Nebenkosten haben im Mietvertrag zu stehen oder müssen zumindest eindeutig bestimmbar sein. Es genügt allerdings, wenn der Vermieter im Mietvertrag auf § 2 Betriebskostenvereinbarung verweist (BGH, WuM 1997,292). Ältere Mietverträge verweisen meist noch auf Anlage 3 zu § 27 I der II. Berechnungsverordnung.

Ein paar Beispiele seien genannt, bitte beachten Sie aber die in der Betriebskostenverordnung genannten Details und Einschränkungen.

Betriebskostenabrechnung: Umlegbare Nebenkosten – Nicht umlegbare Nebenkosten

Gemäß § 2 BetrKV Ziffer 1 – 17 können folgende Nebenkosten umgelegt werden:
(Genauere Regelungen bitte nachlesen)

1. Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks
2. Kosten der Wasserversorgung
3. Entwässerung
4. Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasser Versorgungsanlagen
5. Wartungs- und Installationsarbeiten am Aufzug
6. Sach- und Haftpflichtversicherungen
7. Hauswart
8. Straßenreinigung und Müllabfuhr
9. Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung
10. Gartenpflege
11. Allgemeinbeleuchtung
12. Heizungskosten
13. Warmwasserkosten
14. Schornsteinreinigung
15. Kosten einer maschinelle Wascheinrichtung
16. Kosten für Gemeinschaftsantenne oder private Verteileranlage für Breitbandkabelnetz
17. Sonstige Betriebskosten

Beispiele für nach Ziffer 17 umlagefähige sonstige Betriebskosten:

• Wartungskosten einer Blitzschutzanlage,
• Vergütung für einen situationsbedingt erforderlichen Pförtner,
• Wartungskosten einer Rauchabzugsanlage und Rauchmelder,
• regelmäßige Dachrinnenreinigung,
• Wartungskosten für Feuerlöscher,
• Dichtigkeitsprüfungen von Gasleitungen,
• Fassadenreinigung,
• Reinigungskosten für Lichtschächte,
• Betriebskosten für ein allen Mietern zugängliches Schwimmbad, Sauna oder Fitnessraum.

Nach Ziffer 17 nicht umlegbare sonstige Aufwendungen:

• Verwaltungskosten des Vermieters,
• Bewachungskosten des Objekts,
• Kostenaufwand für leerstehende Räumlichkeiten,
• Bildung von Instandhaltungsrücklagen eines Wohnungseigentümers,
• Instandhaltungskosten und Instandsetzungskosten,
• Hausverwaltung,
• Kosten für Arbeitsmittel und Geräte,
• Überprüfung des Gesamtzustandes des Grundstücks,
• Bereitschaftsdienst der Hausverwaltung,
• Abhaltung von Mietersprechstunden.

3.4 Wann ist die Zahlung des Hausgelds fällig?

Hier bestehen zwei Möglichkeiten. Nach §28 Abs. 2 WEG sind die Gelder nach Abruf durch den Verwalter fällig. Häufig wird in der Praxis jedoch schon eine Regelung in der Teilungserklärung bzw. in der Gemeinschaftsordnung darüber getroffen. Dieses Vorgehen ist zu empfehlen und zwar aus zwei Gründen. Zum einen können die Bestimmungen über die Fälligkeit von den Eigentümern nachgelesen werden. Zum anderen sind die Modalitäten dadurch genau geregelt, was eventuellen Unstimmigkeiten vorbeugen kann.

Natürlich gibt es noch viele Fragen, welche bei oben genannten Themen auftauchen können. Wir haben hier die häufigsten Unsicherheiten aufgeführt. Sollten Sie weitergehenden Beratungsbedarf haben, empfehlen wir Ihnen, sich mit einem Fachmann auf diesem Bereich Kontakt aufzunehmen. Eigentümer und Falsch erstellte Jahreskostenabrechnungen zum Beispiel verursachen zu dem daraus entstehenden Ärger auch noch viel Zeit, welche Sie durch ein beratendes Gespräch vermeiden können.